Klantcases
Hier lees je interviews met onze consultants over hun opdracht.
Het hemd van je lijf op klus:
in gesprek met Vandana Kalpoe bij ICTU
Project
Management
Bij Trices zijn we trots op de waardevolle samenwerkingen die we aangaan met onze opdrachtgevers. Eén van deze bijzondere samenwerkingen is met Vandana, een enthousiaste professional die zich inzet voor digitale toegankelijkheid binnen de overheid.
​
Wat was de aanleiding voor de samenwerking met ICTU?
​
Al eerder had ik succesvolle projecten voltooid via ICTU, waardoor ik een positieve band met hen had opgebouwd. Toen ICTU informeerde naar mijn functioneren, opende zich een nieuwe uitdaging: het bevorderen van digitale toegankelijkheid binnen de overheid.
​
Wat zijn de werkzaamheden die je doet voor de organisatie?
​
Mijn takenpakket was veelzijdig en cruciaal voor het succes van het programma. Ik bewaakte de voortgang, rapporteerde maandelijks, en zorgde voor gestructureerde communicatie. Van het voorbereiden van vergaderingen en bijhouden van actielijsten tot financiële administratie en beheren van de algemene postbus - ik was betrokken bij elk aspect. Ook onderhield ik contact met stakeholders en verzamelde ik content voor diverse communicatiekanalen.
​
“Vandana is sneller dan het licht.”
Medewerker ICTU over Vandana
​
​
Wat zijn de resultaten die je boekt voor de organisatie?
​
Mijn inzet was gericht op één doel: het programma laten slagen en zoveel mogelijk overheidswebsites digitoegankelijk maken. Trots kan ik zeggen dat mijn bijdrage meetbare resultaten heeft opgeleverd en het project een succes heeft gemaakt.
​
Wat betekent dit project voor jou persoonlijk?​
​
Dit project ging voor mij verder dan werk. Ik kan mijn steentje bijdragen aan de samenleving, met name voor mensen met een beperking op digitaal vlak. Dit geeft mij veel voldoening. Van dichtbij heb ik meegemaakt hoe moeilijk het voor iemand kan zijn om niet zelfstandig gebruik te kunnen maken van digitale dienstverlening.
​
Het hemd van je lijf op klus:
in gesprek met Lara Verbeek
HRM
Bij Trices zijn we trots op de waardevolle samenwerkingen die we aangaan met onze opdrachtgevers. Eén van deze bijzondere samenwerkingen is met Lara, een enthousiaste professional die zich inzet op het snijvlak van verandering en HR.
​
Wat was de aanleiding voor de samenwerking met MVRDV?
MVRDV zocht naar een Senior PMO met verandermanagementervaring, omdat we bezig waren met de overgang naar een matrixstructuur. De Management Director had ondersteuning nodig bij de implementatie van deze verandering. Halverwege het jaar veranderde de scope van mijn opdracht door interne besluitvorming. In september ben ik gestart als HR-businesspartner, waarbij ik me richtte op de HR-afdeling vanwege onderbezetting en projecten die moesten worden opgepakt.
​
Wat zijn de werkzaamheden die je doet voor de organisatie?
​
Voor de HR afdeling heb ik het project 'EndofYear review' gemanaged. Zodat de eindejaarsgesprekken (functioneringsgesprekken) goed gepland en uitgevoerd konden worden. Dit behelsde een organisatie van het goed inrichten van de tool Leapsome met het vormgeven van de vragen en het inzichtelijk maken van wie de eerste reviewer en tweede reviewer zou zijn. Het op de juiste manier communiceren wanneer het mogelijk is om Leapsome in te vullen voor de medewerkers en managers. Het voorbereiden van de levelmeetings met de directeuren van de studio's waar de medewerkers worden besproken en wordt bepaald wie welke salarischange krijgt. Het bewaken van de juiste overzichten bij promotie of salarisverhoging (output). Het begeleiden van mijn collega's die mij inhoudelijk hielpen bij dit gehele proces. Dit voor de verschillende locaties: Berlijn, Rotterdam en Parijs.
Daarnaast heb ik me bezig gehouden met Vitaliteit en Engagement. Onderzoek gedaan naar wat er tot nu toe gedaan is op dit vlak en welke resultaten zijn geboekt. Overzicht gemaakt van alle vragen zodat de directeur HRM een MBO (medewerkersbetrokkenheidsonderzoek) kon opstellen voor 2024. Stagiaire begeleid die verder met Vitaliteit aan de slag gaat en haar mijn bevindingen gedeeld.
Verder heb ik ondersteund bij operationele taken, zoals Exit gesprekken met de medewerkers die MVRDV verlaten, processen HRM in kaart gebracht, teammeetings voorbereid en overzichten gemaakt voor directrice HRM voor de nieuwe HR organisatie (wie wat doet en wat zijn de rollen).
​
"Lara heeft sinds de zomer van 2023 actieve en aanjagende rol gehad in de change die we als organisatie hebben ingezet. Daarnaast heeft Lara als HR BP een rol gepakt in performancemanagement en een aantal grote projecten van MVRDV geleid. Lara was inlevend, sensitief en scherp op de inhoud. Zij heeft tijdens een turbulente periode het team gemotiveerd gehouden en een aantal verandertrajecten goed op gang geholpen, zodat we als organisatie de volgende stappen kunnen zetten".
​
MVRDV HR directie over Lara
​
​
Wat zijn de resultaten die je boekt voor de organisatie?
​
Een goed uitgevoerd Eindejaarscyclus. Overzicht in processen en onderzoek naar Engagement zodat dit project opgepakt kan worden.
​
Wat betekent dit project voor jou persoonlijk?​
​
Het was leuk en uitdagend om binnen deze creatieve en innovatieve omgeving te werken. Tijdens de opdracht was het flink schakelen tussen verschillende rollen en dat gaf ook energie. Onderdeel zijn van het HR team was ook erg leuk om zo de organisatie te kunnen helpen bij thema's als organisatieontwikkeling en organisatie performance.
Het hemd van je lijf op klus:
in gesprek met Rick van Caubergh bij Traverse
Wetgeving
We vragen onze ervaren consultant Rick het hemd van het lijf hoe hij zijn opdracht bij Traverse ervaart. Rick is hier al een aantal jaren op klus en is gespecialiseerd in privacy vraagstukken. Traverse helpt mensen die dak- of thuisloos zijn of dat dreigen te raken. Dit doet ze door een tijdelijke plek te bieden en samen te kijken naar de financiële situatie, gezondheid en daginvulling. Zodat men perspectief krijgt op een goed leven in een stabiele woonomgeving.
​
Hoe ben je bij Traverse terechtgekomen?
​
In het voorjaar van 2020 werkte er een collega van Trices bij Traverse en hij zag dat er mogelijk behoefte was om de functie van FG (Functionaris Gegevensbescherming) anders in te gaan vullen. Ik werd hiervoor benaderd omdat ik ruime ervaring met vraagstukken over gegevensbescherming en privacy. Het was de bedoeling om de functie van Functionaris Gegevensbescherming tijdelijk te vervullen. Omdat niet gelukt is om iemand in vaste dienst aan te nemen, heb ik met de organisatie afspraken gemaakt en ben ik als “vaste externe” aan Traverse verbonden.
​
Aard van de opdracht
​
Als Interim Functionaris Gegevensbescherming heb ik het eerste half jaar orde op zaken gebracht. Er zijn een aantal aspecten opnieuw ingericht en er is awareness gecreëerd over privacy bij de medewerkers en borging van privacy-processen. Binnen de organisatie waren er twee rollen gecombineerd in één functie: die van Functionaris Gegevensbescherming als ‘intern toezichthouder’ en die van Privacy Officer, die een meer uitvoerende rol heeft en ook meehelpt bij het verbeteren van processen. Het risico van deze gecombineerde functie is dat je twee petten op hebt en je als “slager je eigen vlees aan het keuren bent”. Het was belangrijk om deze twee rollen door twee verschillende personen te laten doen en inn het voorjaar van 2023 werd dit gerealiseerd.
​
Wat zijn de resultaten die je hebt geboekt voor de organisatie?
​
Er is een beleid gemaakt met het direct uitvoerende team over ‘hoe om te gaan met cliëntendossiers’. Er werken consulenten, persoonlijk begeleiders en derden met deze dossiers. Deze cliënten met complexe problematiek, denk aan dakloos zijn, financiële problemen hebben, drugs of alcoholverslaafd zijn, uit gevangenis komen, of mensen die door een combinatie van persoonlijke zaken in de problemen komen (relatie stuk, ontslagen worden, huis kwijtraken etc). Hoe om te gaan met deze persoonsgegevens is erg belangrijk omdat je met allerhande instanties te maken krijgt die deze dossiers willen inzien.
Er is een uitgebreid beleid gemaakt (bestaande beleid was verouderd), want er is veel borging nodig. Wie mag welke gegevens inzien en hoe omgaan met de privacy van de cliënten. Hoe gaan de medewerkers om met de dossiers van de cliënten? Processen van kwaliteit, veiligheid en privacy lopen hier door elkaar heen, wat dit werk superinteressant maakt.
​
"Ik ben zo blij dat je er bent, als ik een stuk voorbij zie komen waar jouw naam bij staat dan weet ik dat het wel goed zit."
​
Bestuurder Traverse over Rick
​
​
Welke vragen kreeg je zoal vanuit de organisatie?
​
Ik kreeg vragen over het primaire en ondersteunende processen, met als rode draad hoe op een zorgvuldige én praktische manier om te gaan met persoonsgegevens. Enkele voorbeelden: mag ik deze informatie wel delen? Een (ex)partner van een cliënt wil inzage in wat van hem is vastgelegd Mag dit? Mag ik informatie over een zorgmijdende cliënt naar de curator sturen zonder toestemming? Een cliënt heeft na een suïcidepoging in vertrouwen een moord bekend. Is dit een privacy-issue? Risico bij dit soort zaken is dat er datalekken ontstaan, doordat ongeoorloofd in dossiers van cliënten is gekeken of dat persoonsgegevens bij mensen terechtkomen die deze niet mogen inzien. Een ernstig datalek moet binnen 72 uur gemeld worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De organisatie is daar zelf verantwoordelijk voor. In de praktijk leid ik het onderzoek naar het datalek. Ik zorg voor een tijdige, juiste en volledige melding aan de AP. Kennis en bewustzijn binnen de organisatie over privacy en persoonsgegevens is dus erg belangrijk.
​
Is de kennis en bewustwording over dit onderwerp verbeterd?
​
Ja, je zag dat medewerkers veel bewuster zijn geworden door het delen van kennis en ‘awareness creëren'. Je ziet dat als je hier actief mee bezig bent, informatie over privacy ook beter blijft hangen. Als je hiermee stopt, dan zie je ook dat de bewustwording afneemt.
Je moet privacy dus levend houden in de organisatie. Het is belangrijk dat je goede afspraken maakt over toestemming voor het gebruik van persoonsgegevens, het delen van gegevens met andere organisaties (gemeente, politie, veiligheidshuis, verslaving instanties, schuldhulpverleners etc).
​
Ten slotte: wat heeft dit project persoonlijk voor je betekend?
​
Ik vind het heel leuk om voor een langere periode betrokken te zijn bij de organisatie-ontwikkeling. Het geeft mij veel voldoening om gevraagd te worden om de persoon die je bent, waar je voor staat en met welke uitgangspunten je je vak uitoefent. En om na afronding van je opdracht een jaar later weer teruggevraagd te worden en uiteindelijk als “vaste externe” aan de organisatie verbonden te zijn.
Het hemd van je lijf op klus:
in gesprek met Levi van der Voorn bij de Kiesraad
Proces
management
Onze consultant Levi vertelt over zijn klus bij de Kiesraad. Hij was hier Junior adviseur procesmanagement.
'Per 1 september 2022 ben ik gestart als ‘Junior Adviseur Procesmanagement’ bij de Kiesraad in Den Haag.
De Kiesraad telt momenteel ongeveer 25 medewerkers, met daaromheen een ‘flexibele schil’. Hun rol bij verkiezingen verschilt per verkiezing. Voor elke verkiezing stelt de Kiesraad de nieuwste versie van de software beschikbaar voor de stembureaus. Daarbij functioneren zij als het centrale stembureau tijdens de Eerste Kamer-, Tweede Kamer- en Europese Parlementsverkiezingen. Dit houdt in dat zij bij deze verkiezingen de politieke partijen vaststellen, de kandidaatstelling organiseren en de uitslag vaststellen.
Daarnaast zijn ze het hele jaar door, het adviesorgaan en informatiecentrum voor het kiesrecht en verkiezingen.
Een aandachtspunt bij de Kiesraad is dat veel van de aanwezige kennis bij de medewerkers niet vast wordt gelegd. Bij uitval of vertrek van personeel kunnen inhoudelijke taken moeilijk overgenomen worden.
De opdracht is om deze kennis zo veel mogelijk vast te leggen, zodat de doorstroom van medewerkers goed opgevangen kan worden en dat de kwaliteit zo bewaard blijft. Ik ben gekoppeld aan een senior adviseur, waarmee ik samenwerk om de huidige en toekomstige processen samen te vatten in een handboek. Deze senior is een ervaren organisatieadviseur met een sterke kijk op procesmanagement.
De Kiesraad is een vrij informele organisatie met vriendelijke collega’s. Ik hoop hier het komende jaar veel interessante ervaring op te doen en ik kijk er naar uit om een kijkje achter de schermen te nemen als het gaat om de verkiezingen!'
Het hemd van je lijf op klus:
in gesprek met Manuël Soumahu bij Gemeente Assen
Informatie
management
Informatieadviseur Manuel geeft een kijkje in zijn opdracht bij de Gemeente Assen.
​
De veranderde maatschappij die transformeert naar een digitale informatiesamenleving, dan verwacht je dat organisaties daarin vooruitstrevend willen meebewegen. Zo ook voor de gemeente Assen die mij inhuurde om als informatieadviseur te ondersteunen bij in hun proces naar digitaal werken.
Op 5 januari 2022 begon ik bij de gemeente als één van de inhoudelijk deskundige binnen het project Digitaal Werken en als zovelen startte ik online. D.w.z. online kennismaken met mensen en online de boel opstarten.
Mijn taken kregen gaandeweg vorm en inhoud, hetgeen uiteindelijk resulteerde in het oppakken van de volgende vier taken: Weten open overheid, Informatiebeheer Omgevingswet, Informatiebeheer Social Domein en het coachen van een medewerker binnen het team.
Mijn eerste focus was het vraagstuk ‘Informatiebeheer – Omgevingswet’. Dit houdt kort gezegd
in: ervoor zorgen dat het digitale archief zodanig wordt ingericht, dat de vakapplicatie van de lijnorganisatie automatisch iets kan inschieten naar het digitaal archief en ook digitaal iets kan opvragen uit het digitale archief.
Qua complexheid geen ‘rocket science’, de lastigheid zat/zit hem in het continu uitstellen van de inwerkingtreding van de Omgevingswet en voortgang aan de kant van de vakapplicatie.
Vanaf ongeveer februari ben ik mij gaan richten op de Wet open overheid (Woo). Een wet die op 1 mei 2022 van kracht is gegaan. Deze wet heeft tot doel een meer transparante en actief openbaarmakende overheid.
Qua aanpak heb ik het voor 2022 in drie fasen opgedeeld:
-
Verkenningsfase 2. Impactfase en 3. Realisatiefase.
In de Verkenningsfase hebben we inhoudelijk het startpunt (1/5/22) bepaald: ambitieniveau door het college laten vaststellen en enkele kleine organisatorische aanpassingen.
In de Impactfase heb ik, a.d.h.v. het vastgestelde ambitieniveau, geschreven aan een rapport waarin ik de impact van de Woo heb toegeschreven naar Organisatie, Processen en ICT. Dit rapport is 7 december in het Bedrijfsvoeringsoverleg besproken en staat voor 21 december nogmaals op de agenda van het Bedrijfsvoeringsoverleg. Belangrijkste besluit dat dient te worden genomen is de implementatiestrategie.
Het vraagstuk Informatiebeheer – Sociaal Domein, betreft het adviseren over het beheren van informatie conform wet- en regelgeving.
Qua coaching neem ik iemand, uit het team Documentaire Informatievoorziening, mee op sleeptouw die zich wil ontwikkelen tot adviseur.
Eind 2022 heeft Assen als organisatie een forse stap heeft gezet in het digitaal werken en men is blij dat ik de gemeente daarin heb ondersteunt.
​
​
"Ik heb met Manuel samengewerkt vanuit het project Digitaal Werken, waarbinnen Manuel verantwoordelijk was voor het project Wet Open Overheid. De kracht van Manuel zit in het verbinden van mensen, het organiseren van werk op basis van vertrouwen en op een open manier communiceren. Dit in combinatie met zijn vakinhoudelijke kennis en pragmatische aanpak maakt Manuel een zeer plezierige collega om mee samen te werken."
​
Teamleider Gemeente Assen